Elektroniczne teczki pracownicze – oszczędź cenną przestrzeń w firmie!

Żyjemy w erze cyfryzacji, co widać w wielu sferach naszego życia. Korzystny wpływ cyfryzacji na prowadzenie biznesu można by wymieniać i wymieniać, ale my dzisiaj chcielibyśmy wspomnieć o rozwiązaniu, którego wdrożenie odciąży działy HR oraz pozwoli ci zaoszczędzić miejsce w firmowym archiwum. Czym są elektroniczne teczki pracownicze? Czy warto przenieść istniejące teczki pracownicze do sfery cyfrowej? Sprawdźmy!

Czym są teczki pracownicze?

Teczki pracownicze to dokumentacja gromadzona teczce personalnej i podzielona na trzy części:

• informacje związane z ubieganiem się danej osoby o pracę,
• informacje związane z nawiązaniem stosunku pracy oraz jego przebiegiem,
• informacje o rozwiązaniu stosunku pracy.

Każda osoba zatrudniająca osoby ma obowiązek przechowywania i prowadzenia teczek pracowniczych. Teczki pracownicze należy przechowywać przez 10 lat, licząc od ostatniego dnia roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. Prędzej czy później to przechowywanie staje się uciążliwe – szczególności w wypadku wielkich zakładów, które zatrudniają setki pracowników. Teczki w wersji papierowej jeszcze do niedawna były przechowywane w wielkich archiwach, co wiąże się ze stratą cennej przestrzeni oraz oczywiście generowaniem kosztów. Warto w tym miejscu dodać, że koszta te są nie tylko związane z wynajmem przestrzeni, lecz również zatrudnieniem osób z działu HR, które trzymają piecze nad odpowiednią archiwizacją teczek. Na szczęście, w związku z nowelizacją polskiego prawa, która weszła w życie w roku 2019, pracodawca nie musi już przechowywać teczek pracowniczych w wersji fizycznej – równie dobrze może je archiwizować w wersji cyfrowej.

Elektroniczne teczki pracownicze

Elektroniczne teczki pracownicze to akta pracownicze przechowywane w wersji cyfrowej. W praktyce, rozwiązanie to przynosi wiele korzyści – wspomnieliśmy już o oszczędności miejsca czy pieniędzy warto jednak napisać również o zwykłej wygodzie. W wypadku teczek elektronicznych poszukiwanie informacji oraz archiwizowanie jest o wiele prostsze – mamy dostęp do katalogu, w którym po dacie lub danych pracownika jesteśmy w stanie wyszukać daną teczkę. Wybierając elektroniczną formę przechowywania dokumentacji, ograniczasz również koszty związane z drukiem akt osobowych oraz nie przyczyniasz się do wycinania lasów, ponieważ nie korzystasz z papieru. To nowoczesne rozwiązanie, wygodne dla pracodawcy oraz przyjazne dla środowiska!

Jak przenieść teczki elektroniczne do sfery cyfrowej?

Wdrożeniem rozwiązania elektronicznego obiegu dokumentacji firmowej zajmują wyspecjalizowane w tym zakresie firmy z sektora IT. Efektem jest dostęp z poziomu oprogramowania do całej dokumentacji firmowej – zarówno faktur czy raportów jak i właśnie teczek pracowniczych. Dostęp do danych informacji może być ograniczony i uzyskują go wyłącznie wyznaczeni pracownicy. Nie ma więc możliwości, aby pracownik bez dostępu miał wgląd do wrażliwych danych osobowych.